人事マスタと名刺発注システムの連携による業務効率化のメリット

株式会社ウェルカム様はこれまで、名刺発注業務においては以下のようなプロセスを踏んでいました。まず、Excelフォーマットに必要な情報を入力し、印刷業者へメールで発注依頼を行います。その後、印刷業者から送られてきた校正データを確認し、最終的に納品を受けるという流れです。 しかし、フォーマットへの入力は手間が多く、発注から納品の進行に時間と労力がかかっていました。また、各店舗納品ができなかったため、本社納品後に振り分けという作業も発生していました。

株式会社ウェルカム様とNAMEROOMの出会いは SmartHRをもっと便利に活用するためのアプリストア「 SmartHR Plus （スマートHRプラス） 」でした。

NAMEROOMを選ばれた理由のひとつとして、従業員情報が登録されているSmartHRと連携できる点にあります。 従来の発注方法では、名刺情報の入力が手作業で時間がかかることが課題でしたが、SmartHRのデータベースを活用することで、名刺作成に必要な情報をNAMEROOMに簡単に取り込むことができ、従業員情報と名刺情報の二重管理が不要になりました。さらに名刺作成時の情報転記作業がなくなったことで、手作業による入力ミスの防止、発注から納品までの工程数の削減やリードタイムの短縮にもつながりました。

また、NAMEROOMでは納品先・請求先の登録が可能で、あらかじめ登録された支店や店舗ごとに納品先や請求先をまとめることができます。出張先やご自宅に届けたい場合には、直送先を指定することもできます。名刺の振り分け作業がなくなったことも総務部門の業務改善につながったと考えられます。