膨大な名刺パターンも一元管理。名刺業務のWeb化で業務効率を実現。

以前、名刺は自社で内製化しプリンターで印刷していました。しかし、社員数が増えた後も少ない人数で対応していたため、組織の変更時など名刺の発注が集中する繁忙期にはミスも増え、対応しきれなくなりました。
また、当時は全社員の名刺を名刺ボックスに収納する保管方法をとっており、データベース化された名刺情報がなかったので管理方法にも課題を感じていました。

名刺発注システムを選定するにあたっては、操作面を重視していました。NAMEROOMは、名刺のことを詳しく知らない人でも操作指導なしで発注できるくらいシンプルな仕組みが良いですね。

アナログで管理していたときは、複数の人数で作業をしていると注文が重複したり取り違えてしまうこともありましたが、今はNAMEROOMで一本化できています。
また、弊社は関係会社もNAMEROOMを使っているので名刺のパターンがとても多いです。人によって裏面のパターンが違ったり周年記念の年はロゴが入ったり様々なので、今では名刺情報のデータ化は必須です。

人によって名刺を消費する枚数に差があり、名刺交換の頻度が少ない人は1箱使いきるのに1年以上かかる人もいます。社員全員に名刺の編集権限を与えることもできましたが、社員の名刺発注方法は以前のままにして追加オーダーがあれば声を掛けて頂き、総務部門内で名刺の編集から発注まで行う体制をとっています。

そこで、出来上がりのイメージを伝えるためにプレビュー機能が役に立っています。編集画面で表示される名刺のプレビューを注文者である社員に提示することによって、名刺の内容やレイアウトにおける認識の違いを無くすことができました。
複写機能を使うことがよくありますが、他の人のデータをコピーするだけでなく、プレビューで見ながら忠実に再現することが出来るのでとても助かっています。

組織変更の時期に名刺を大量発注することがあったのですが、一括発注のためにお送りした名刺データの中に一部誤りがありました。

  大抵の企業ではこちらの送ったデータをそのまま反映するだけだと思うのですが、山櫻さんからご指摘いただき滞りなく名刺を発注できたときは大変ありがたかったです。これからも内部では気づけないような点をプロの目でチェックしてもらいたいと思っています。

名刺は、企業の顔を表す代表的なモノです。オークネット様の30周年記念の際には、会社の「イメージ」に合った名刺を作らせて頂く事が出来ました。 お客様と密にお打合せをさせて頂く事により、ご要望に沿ったご提案ができた事は営業として喜びを感じる瞬間でもありました。 これからも、「出逢ふをカタチに」をモットーに、お客様との出逢いを大切にし、名刺というカタチを作っていきたいと思います。

ソリューションビジネス部門　ソリューション営業グループ　加藤　茂隆