名刺管理システム「NAMEROOM」と人事労務システム「SmartHR」の連携による業務改善の実現
「NAMEROOM(ネイムルーム)」導入の背景と目的
「NAMEROOM(ネイムルーム)」導入のきっかけ
ユナイテッド株式会社様がNAMEROOMを導入することになった理由は、主に以下のきっかけがありました。
発注フローの簡素化: 名刺の発注プロセスを効率化し、迅速に発注できる環境を整えることが重要視されました。これにより、総務労務チームの負担が軽減され、業務全体の効率化が図れると考えられました。
システム化の必要性: 手動での管理から脱却し、自動化されたシステムの導入を通じて、作業効率の向上とエラーの減少が期待されました。このシステム化は、業務の正確性と迅速さを実現するために不可欠でした。
具体的には、「SmartHR」を活用している同社は、人事マスタデータをNAMEROOMと連携することで業務負担を軽減できることに注目しました。名刺作成に必要な情報を「SmartHR」に登録されている従業員情報からNAMEROOMへ簡単に取り込むことができるため、従業員情報と名刺情報の二重管理が不要になります。この連携により、名刺作成時の情報の転記作業が削減され、手作業による入力ミスの防止が期待されています。また、異動や入社に伴う従業員情報の追加・更新も「SmartHR」を介して行われるため、名刺作成時の情報更新漏れがなくなります。
現在の運用状況
1. 初回発注
新入社員や昇格者の名刺は、入社や昇格時に総務労務チームが初回発注を手配しています。これにより、名刺情報の整合性を確保し、スムーズなスタートを切ることができます。
2.自発的な発注
従業員は、必要に応じて自由に名刺を発注できるようになっています。これにより、名刺が不足することがなく、業務の効率が向上しています。
3. 情報の共有
NAMEROOMは、ユナイテッド株式会社様だけでなく関連子会社間でも共有して利用されており、全体の業務フローが統一されています。これにより、情報の一元管理が実現しました。
導入後の変化と今後の展望
NAMEROOMを導入した結果、以下のような変化が見られました。
発注のスムーズさ
Excel管理による手入力が減少し、発注が迅速に行えるようになりました。従業員は必要なときに名刺を発注できるため、業務が滞ることがなくなりました。
業務効率化
名刺情報の管理がシステム化されたことで、業務が大幅に効率化されました。手間が減り、総務チームが他の重要業務に注力できるようになりました。
フレキシブルな運用
従業員が異動や部署編成時に自身で名刺情報を修正できるため、運用が柔軟になりました。これにより、名刺情報の正確性が向上し、迅速な対応が可能になりました。
今後も、ユナイテッド株式会社様ではNAMEROOMの機能を最大限に活用し、SmartHRとの連携のバージョンアップを期待しています。この連携によって、名刺管理の効率化のみならず、従業員情報の管理においてもさらなる改善が図られることを目指しています。 名刺管理のプロセスを一元化することで、管理業務の負担を軽減し、迅速かつ正確な対応が可能になること期待されています。引き続き、NAMEROOMやSmartHRの活用を通じて業務の最適化を図り、さらなる改善を目指してまいります。
ユナイテッド株式会社様では、NAMEROOMを導入するまで名刺情報をExcelで管理し、メールで発注する方法を採用していました。この方法では、確認作業や発注メールのやり取りが多く、業務フローが非常に複雑でした。まず、名刺の発注に際して複数のステップを踏む必要がありました。社員が名刺に必要な情報をExcelで整理し、発注内容を記載したメールを作成します。その後、名刺印刷業者に対して確認を求めるためのやり取りが発生します。この確認作業は、情報の正確性を確保するために不可欠ですが、同時に時間を要するものでした。名刺の発注に関するフローが多岐にわたることで、業務が滞ることが頻繁に発生し、特に新入社員や異動者の名刺作成に影響が出ていました。