名刺発注システムの刷新で企業価値を高める環境配慮型の名刺づくりを実現

「会社を大きく変えていこう、という様々な取り組みのひとつが”名刺”でした」（日産アーク 飯田様）

日産アーク様は、全従業員の8割以上が技術職という、高い技術力を柱とした企業構成を特徴としています。同社では、高度な専門知識を持つ社員がそのスキルを最大限に発揮できるよう、効率的な業務フローの構築や働きやすい職場環境づくりに注力されています。今回、研究部門の飯田様と向井様を中心に、会社全体の変革を目指すプロジェクトが始動し、多角的な視点を取り入れた取り組みにより、企業の成長を支える新たな仕組みづくりに挑まれています。

そのような取り組みのなか、社内で運用している複数のシステムの見直しが進行しており、その一環として名刺発注システムの改善プロジェクトがスタートしました。従来は複数の機能を備えた一つの統合システムを利用していましたが、各機能を分離し、それぞれに最適なシステムを選定する方針へと転換。その結果、名刺発注の分野ではより柔軟で効率的なシステム運用が実現できるクラウド名刺発注管理サービスNAMEROOM(ネイムルーム)が採用されました。

複数のシステムを比較検討した結果、NAMEROOMは直感的で見やすいインターフェースと、柔軟な承認ルート設定機能が高く評価され、最終的に選定されました。加えて、デザインの柔軟性や印刷に関する豊富な知見も評価ポイントとなり、選定を決定づける要因となりました。

「渡したときに、印象に残る名刺にしたいと思いました」（日産アーク　向井様）

今回の見直しにおいて、山櫻が紙製品の会社であることも大きなポイントでした。従来のサービスでは選べる用紙がケント紙のみという状態でしたが、山櫻では環境に配慮した多様な用紙を取り揃え、企業価値を反映できる選択肢が増えました。採用されたタンザニアコットンは、高級感ある質感とリサイクル可能な素材が特徴で、名刺という企業の「顔」にふさわしい用紙として選ばれました。

NAMEROOMの導入に際しては、既存の運用方法を大きく変更することなく、新システムへ移行できた点が成功の鍵となりました。社員データのインポートや名刺情報の集約についても、新旧システムで大きな差がなかったため、移行作業はスムーズに進行しました。また、新システム稼働の1か月前には専用マニュアルが作成され、社員が事前に操作に慣れる環境が整備されました。さらに、導入時にはNAMEROOMのサポートチームが柔軟に対応し、スケジュール通りに運用を開始することができました。

NAMEROOM導入後、日産アーク様では以下の成果がありました。

1.納期短縮の実現：従来、約1週間を要していた名刺到着までの日数が約3日に短縮され、納期が大幅に短縮されました。
2.社員満足度：従来の発注フローをNAMEROOMがスムーズに引き継いだことで、システム切り替え時に社員の負担が大幅に軽減されました。
3環境配慮の取り組みをアピール：デザイン性の高い環境配慮型の名刺用紙を選択することで、名刺で企業イメージの体現を実現しました。

さらに、他の社内改善活動（例：休憩スペースの設置、福利厚生の拡充）との相乗効果も生まれ、より働きやすい職場環境の実現に大きく貢献していることが確認されました。

名刺用紙の選定においては、「環境に配慮した製品を使用しつつ、企業の価値観を伝えられるデザイン性の高い用紙」が求められました。その結果、タンザニアコットンが採用されました。名刺は会社の顔としてお客様にお渡しする最初のツールであるため、その品質やデザインにこだわりを持つ企業が増えている中、同社でも「環境配慮型の名刺」としてアピールポイントを高める工夫がされました。デジタル名刺に対し、手渡しが基本となる紙面の名刺では、タンザニアコットンの触感の良さも選択のポイントとなりました。