古い慣習を打破！システム導入で効率化となった名刺業務

株式会社ユニリタ様は、グループで約700名の社員を抱えるIT業界の企業で、革新的な技術を駆使し、お客様に対して高品質かつ革新的なITサービスを提供しています。一方、社内業務においては、長年にわたり慣習化されてしまった業務も多く、特に名刺発注業務において非効率的な運用が続いている状況でした。期初に全社員の名刺を作成するため、名刺交換をする機会がほとんどない社員の分も作成、それらが余分な在庫として残るなどの課題を抱えていました。

また、名刺発注業務も人財戦略部内で属人化しており、エクセルで作成した名刺のレイアウトを印刷業者に送るというアナログな手法での対応となっていました。同社の名刺には顔写真も含まれていたため、出来上がった名刺の本人確認を一人ひとりメールでやり取りしながら行っていました。さらに、名刺の納品時には、印刷業者に対して受領印が必要となり、その後、本人へ渡すという運用方法でした。そのため、名刺の受け取りに出社が必要なこと、加えて人財戦略部の総務部門による社員への手渡しの運用など、これらの非効率な業務が大きな課題となっていました。同社取締役上席執行役員 コーポレート業務本部長 金子様は「これまでの名刺発注業務が当たり前になっていたが、喫緊の業務改善が必要だと強く感じていた」と、この頃を振り返ります。

その他、名刺を必要とする社員は、社内のワークフローシステムで名刺の発注申請を行いますが、上司の承認を得る必要があるため、社員によっては承認に時間がかかることもありました。その場合、人財戦略部側で申請内容が承認されたどうかを定期的に確認するなどの個別対応を行っていました。「IT企業であるにもかかわらず、非常に効率の悪い運用でしたね」と金子様は語ります。これらの課題を一気に解決するため、ユニリタ様は名刺発注システムの刷新を決断しました。

「名刺発注業務の刷新を決断した際、社内文化が最初の障害でした。自分たちができていない課題が、全て解決できないとシステムの導入に踏み切れないという意識が強くありました。」（金子様）

「今では、以前の業務をやりたいと言う人はいません。」（同社同本部人財戦略部 土屋様）

導入後は、名刺の発注プロセスが大きく改善されました。社員は必要なときに自分で名刺を発注することができ、受け取りも自宅or会社と配送先を選べるようになりました。また、これまでの受領手続きが不要になり、発注者、業務担当者ともに出社しなくても納品まで完結することができるようになりました。「社員は名刺の発注から受け取りまでセルフで行うことができるようになったため、無駄な名刺の発注がほぼゼロになりました。人財戦略部の総務担当者は、名刺のレイアウト変更のみ対応することになった点も大きな改善ポイントです。」とご担当者の土屋様は語ります。その他、組織変更があった場合でも必要な部分のみの確認で済むようになった点も、大幅な時間の節約につながっているとのことです。

ユニリタ様は、名刺発注システムの刷新を終え、業務効率化とコスト削減の両方を実現しました。その他にも、これまで当たり前だった煩雑な業務を、柔軟な発想でより良く変えていくという文化が根付いてきたことによって、さまざまな業務の効率化が進むようになってきたそうです。 「バックオフィス業務を担う総務部門は、会社からの指示に従うことが求められるという価値観が根強くありました。現在は、総務部門自ら提案を行い、良い変化をもたらすことが可能だという意識が定着しつつあります。これらからもその意識を強く持ってもらうよう努めていきます。そうでなければ、仕事が楽しくならないですよね。」（金子様）。ユニリタ様は、総務のDX対応において、この名刺発注システムの導入インパクトが特に大きいと感じているとのこと。今後ますます、同社の総務のDX化は進んでいくと思われます。