NAMEROOM導入で名刺発注業務を効率化。店舗運営を支える新しい仕組みとは。

明治33年創業、佐賀県佐賀市に本社を置き、九州から近畿まで約60店舗を展開する株式会社鈴花様。着物や宝石、バッグ、婦人服、健康関連商品など、多様な商品を扱う老舗小売企業です。今回、同社の名刺発注における運用改革について、広報課のご担当者様にお話を伺いました。

導入の背景と目的
導入の決め手
現在の運用状況
山櫻のサポート体制について
今後への期待

導入の背景と目的

「手書きの注文書をFAX…」属人的な運用に限界を感じていた

―― まず、NAMEROOMを導入される以前の運用について教えていただけますか？

これまでは、各店舗や個人が手書きの名刺注文書を作成し、それを印刷会社へFAXで送って発注していました。本社に一度まとめて納品されていたので、そこから各店舗に発送し直す必要があり、その仕分け作業も負担になっていました。

発注窓口も広報課と総務課のどちらが対応するか曖昧で、管理が一元化されていなかった点も課題でした。そもそも各人がどんな記載内容で名刺を作っているのか、本社でも把握できない状況だったんです。手書きなので、毎回書く手間もありましたし、とにかくアナログ作業が多かったです。

導入の決め手

「すべての工程がひとつのシステムで完結する」ことが導入の決め手に

―― 導入のきっかけは何だったのでしょうか？

発注から承認、仕上がりの確認、発送手配、さらに履歴管理まで、名刺に関わるすべてを NAMEROOM 上で一元化できる点が大きな決め手でした。本社を介さずに、完成した名刺が発注店舗に直接届くのも魅力でした。これによって仕分け作業がなくなり、本社の負担が大幅に減ると感じました。

また、弊社だけでなくグループ会社の名刺発注や確認もまとめて管理できる仕組みであることも後押しになりました。紙の注文書が不要になるので、ペーパーレス化にもつながります。

現在の運用状況

だれでも迷わず注文できるように。
初期設定で“手間をなくす仕組みづくり”を徹底

―― 導入にあたり、重視されたポイントはどんなところですか？

名刺を発注する側も承認する側も、とにかく手間を減らすことを重視しました。特にパソコン操作が苦手な社員でも簡単に注文できるよう、初期段階で入力項目をしっかり登録し、実際の発注ではなるべく操作が少なく済むように心がけました。

「朝と夕方に2回チェックするだけ」
運用がシンプルになり、1人で承認対応が可能に

―― 導入後の運用はどのように変わりましたか？

現在は、名刺を作りたい社員や店長などの代理申請者が NAMEROOM で申請し、私が最終確認して承認する流れになっています。申請状況は毎日朝と夕方に2回チェックしていますが、十分まわっていますし、承認作業もほぼ1人で対応できています。

ただ、以前に店舗住所の環境依存文字が文字化けしたことがあったので、プレビュー画面での確認だけは毎回しっかり行うように気をつけています。

山櫻のサポート体制について

「苦手な社員向けに操作説明会まで」寄り添ったサポートに安心感

―― 山櫻のサポート体制についても、ご感想を伺えますか？

もともと封筒のオンラインショップを利用していたご縁もあって NAMEROOM を検討したのですが、導入時のサポートは本当に手厚かったです。パソコン操作が苦手な社員がいることをお伝えすると、ZOOMで操作説明会まで実施していただけて、とても助かりました。

さらに、NAMEROOM のサポートチャットはいつも親切で丁寧に対応してくれるので、安心して相談できます。日頃から寄り添っていただいていると感じています。

今後への期待

請求書の“店舗別の見やすさ”が向上するとさらに便利に

―― 今後、NAMEROOMや山櫻に期待されていることはありますか？

NAMEROOM自体には特に不満はありません。ただ、請求書をチェックする際、どの店舗分の注文なのかが一目で分かるようになれば、もっと便利になると思います。そこが改善されると、さらに効率が上がるので期待しています。

名刺発注の負担が軽くなり、店舗運営の基盤がより強固に

日々の名刺発注をめぐる一連の作業は、企業全体にとって小さくない負担を生みます。鈴花様では NAMEROOM の導入により、この負担が大幅に軽減され、発注の標準化や管理の一元化、店舗への迅速な届け出が可能になりました。60店舗を支える日常業務の基盤として、NAMEROOM が大きな役割を果たしています。山櫻はこれからも現場に寄り添い、より使いやすく価値あるサービスを提供し続けてまいります。