「煩雑な名刺処理をスマートに」調達連携で実現した業務改革とは

NAMEROOMを導入する前は、独自に開発した名刺発注ツールを使用していました。 そのツールでは、エクセルシートに名刺データを入力した後、ツール上に貯めておき、購買部の担当者が１日に１回のペースで一括発注するというプロセスをとっていました。

しかしそのツールでは課題が何点かありました。 １つめはサプライヤに向けて、名刺データを毎日送るという作業があり、非常に手間だと感じていました。
２つめは入力したデータが正確に反映されないことが度々あり、それを改善したいと考えていました。

さらに、弊社は購買ポリシーとして取り引きはP/O（注文書、発注書）で行うという取り決めがあるのですが、 以前のツールではP/Oのプロセスがなく、 購買部が一括で発注していたので、個人ごとの注文書発行作業ができていませんでした。 そのような発注プロセスも問題として挙げられていました。

納期や名刺情報の正確性も重要視していましたが、導入の一番の決め手は"調達システムと連携（パンチアウト）できるか"という点にありました。 パンチアウトすることによって、まず、入力した名刺データをツールにインポートする必要性がなくなり、「正確性」が解決されると思いました。

続いて、名刺の注文については個々で発注したデータが自動的にサプライヤに流れていくので、購買部の名刺一括発注という日々の業務が不要になると考えました。 さらに、名刺１つに対して発注番号が発行されるので、購買ポリシーに則った運用ができ、これまで課題に挙げられていた点が全て解決できると思いました。数ある企業の中でも、山櫻が最もパンチアウト実績があったので、NAMEROOM導入を決めました。

エクセル入力だと、名刺データの入力項目を間違えてもなかなか間違いに気づくことができません。 そのため届いてから入力間違いが分かり、再発注をするということが度々ありました。

しかし、NAMEROOMは名刺のプレビュー機能が備わっているので、実際に入力された内容をイメージとして確認することができ、 発注前に入力間違いに気付くことができます。そういったヒューマンエラーを省くことができたのが１番大きな効果です。

先日、名刺で使用している紙についてご相談させて頂いたことがありました。システム面だけでなく、名刺の印刷方法や紙についてもご相談できるところが嬉しいです。

そして、営業担当もサポートの方も問い合わせたことについて、迅速できめ細やかな対応をしていただけるので大変満足しています。