ブランディング刷新で名刺・封筒などのアイテムの発注一元管理を実現
「NAMEROOM(ネイムルーム)」導入の背景と目的
―― NAMEROOMを導入する以前は、どのように名刺を作成していましたか。
NAMEROOMを導入する前は、名刺作成のためにExcelフォームに必要な情報を入力し、それを名刺業者に送付していました。業者から届いた校正内容を確認し、修正がある場合はメールで指示を出すなど、何度もやり取りを重ねて名刺の校正を行っていました。 名刺の校正が業者から届き、それを確認しないと発注できなかったため、手続きに時間がかかっており、発注は業者と総務担当者との個別のメールで行われていたため、発注状況がその担当者にしか分からず、全体の把握が難しい状況でした。
「NAMEROOM(ネイムルーム)」導入のきっかけ
―― 導入のきっかけをお聞かせください。
弊社で新たにデザインに関するガイドラインが策定されたことを受け、ブランドイメージの統一を図るため、名刺のデザインを一新する方針が決まりました。名刺の刷新にあたっては、ガイドラインに準拠したデザインをWeb上で簡便に発注・管理できる仕組みが求められました。その条件を満たす業者を複数社比較・検討した結果、ガイドラインへの対応力と発注の利便性の両面で要件を満たしていたのが、NAMEROOMでした。
現在の運用状況
―― 現在はどのように運用していますか。
名刺はWeb上で校正の確認から発注までワンストップで完結できるようになり、業務の効率化を実現しました。さらに、これまで種類ごとに異なる印刷業者に依頼していた封筒についても、NAMEROOMに一本化。名刺と同様にWebでの発注が可能な体制とすることで、印刷物の管理・運用を一元化し、さらなる業務の標準化・効率化を図ることができました。
NAMEROOMを利用するにあたって大変だったこと
名刺および封筒の初期登録にあたっては、各拠点の担当者に校正依頼を行う必要がありましたが、新しい運用手順であったことから、私自身もすべてのプロセスを完全に把握しきれていない部分がありました。そのため、各拠点からの問い合わせが私のもとに集中し、一時的に対応に追われる状況となりました。また、初めてWeb発注に触れる担当者も多く、操作方法やフローに関する細かな確認が相次いだこともありました。しかし、こうしたやりとりを通じて徐々に社内にもノウハウが蓄積され、今ではスムーズな運用が可能になっています。
導入後の変化と今後の展望（お客様の声）
これまで名刺は、校正を確認してからでないと発注できないフローとなっていましたが、Web上で校正確認から発注までをワンストップで行えるようになったことで、名刺担当者の業務効率が向上し、名刺作成にかかる時間を大幅に短縮することができました。また、名刺の上下で中央揃えが実現できたのはNAMEROOMの 自動組版機能 だけであり、デザイン面でもガイドラインに忠実な仕上がりを確保できています。 今後は、名刺や封筒にとどまらず、総務業務全体の効率化を見据えた取り組みを進めていきたいと考えています。 その中で、山櫻様にはこれまでの対応で培われた信頼関係をもとに、さらなる業務改善や運用の工夫につながるご提案をいただけることを期待しています。現場の声を踏まえた実践的な提案を通じて、よりスマートな総務運営を実現していきたいと考えています。
株式会社フソウ様は、上下水道事業の設計・施工から運用・メンテナンスまで、ライフサイクル全体を手がける総合水インフラ企業です。建設事業および建築設備事業では、上下水道に関する設計、調達、施工、管理・保守までを一括して対応。さらに商社事業では、資機材の調達・流通・販売に加え、管路の設計・施工を一括発注方式で提供しています。また製造事業では、鋼板製異形管の製造および関連する技術開発にも注力。これにより、現場のニーズに即した製品提供と品質向上を図っています。同社は、クラウド名刺発注管理サービスNAMEROOM(ネイムルーム)を導入し、名刺作成や管理の効率化を図りました。本事例では、導入前の課題、導入のきっかけ、現在の運用状況、導入後の効果、そして今後の展望について詳しく解説します。