「名刺業務のDXで人員負荷を最適化」多岐にわたる業務の中で実現した効率化とは

当初は、お客様からFAXやメールで名刺の印刷内容をいただき、弊社が手作業で名刺データを制作していました。次第に名刺データはエクセルで受取り、当時使用していたシステムにインポートして名刺データに変換するというやり方に移行しました。

しかし、システムに不具合やエラーが多く、どうしても手作業で修正する必要があり、使い勝手に不便を感じていました。さらに、名刺の完成イメージをお客様に見せることができない仕組みだったため、弊社が責任をもって最終の修正・校正※を行う必要がありました。

※校正…作業の中間段階で印刷や画面表示したものを、原稿と比べながら、種々の誤りや不備を正すこと

ASPサービスを導入するにあたって、最も懸念していたのはセキュリティ面です。当時グループ内で共通して使用しているサービスはありましたが、ASPサービスを利用するということはありませんでした。特に名刺は個人情報の取り扱いが厳しく、外部サーバーに名刺データを預けることは大変ハードルが高いと感じており、当初システム導入は難しいと考えていました。

しかし、親会社である関西電力様が作成したクラウドサービスのセキュリティガイドライン（チェック表）に対して、山櫻さんの営業の方やシステム担当の方に対応していただき、セキュリティ上懸念していた問題をひとつひとつ解消することで、関西電力様からもＯＫをいただき、会社内でも導入する方向に流れが変化してきました。

まず、校正作業がゼロになりました。名刺データの入力作業は発注者である関西電力様が行い、同時にNAMEROOMのプレビュー画面で完成形のイメージをご確認いただくので、弊社で校正する工程が無くなりました。この部分が解消されたことで、納期が1週間から4営業日に短縮されました。早いと2、3営業日で届いていると思います。

また、校正作業がカットされたことで、名刺業務に携わる人員を減らすことにつながり、名刺の価格も下げることができました。お客様にも「早くて安い」と、大変ご満足いただいています。導入前は１日がかりだった作業時間も、箱数が多いときでも午前中には全ての作業が終わるように改善され生産性が向上しました。

導入前は、「名前の文字を大きくする」とか「ロゴの位置を変える」など、個人の要望によって名刺のレイアウトを変えられる部分がありました。しかし導入後は、PRロゴやQRコードの挿入もプルダウンで選択させるため、名刺の規定から外れるということがありません。