「名刺・封筒発注のスマート化」業務効率とコストの両立を目指した取り組み
導入の背景と経緯
―― 導入以前、発注業務に手間を感じていた部分はありますか？
名刺ご担当者
名刺発注において、NAMEROOMを導入する以前は多くの問題で溢れていました。 『注文した内容で名刺が作られない』『名刺が届かない』『連絡が取れず対応も遅い』『要望を出しても改善されない』など、 社員からのクレームも多く、毎日その対応に追われ、非常に煩わしさを感じていました。
また、名刺を新しく作る際には毎回エクセルシートに落として名刺情報を入力しなければないという作業があり、 そういった業務にかける時間を短縮させたいという思いもありました。
封筒ご担当者
導入以前、封筒は注文内容を入力した専用フォームのエクセルを添付し、 専用のメールアドレスに発注するという手作業（アナログ）で対応していました。 そこには、発注作業に手間がかかるという運用上の問題と、メールした人しか発注内容が把握できないという管理上の問題を抱えており、システム化は大きなテーマとなっていました。
また、社内で経費削減の動きがある中で、封筒の保管費用が大きくかさんでいたことも改善点のひとつとして挙げられていました。
導入決定の要因
―― NAMEROOMを導入することになった理由を教えて下さい。
名刺ご担当者
当初は別の会社のシステムを検討していました。しかしそのシステムでは要望する機能が揃っておらず、導入するか迷っていたときに、 御社の営業担当の方からNAMEROOMのご提案を頂きました。
プレゼンでNAMEROOMを見たとき、画面の見やすさと使いやすさに『これはすごくいいな』と思いました。 また営業担当の方に細かい質問をした際にも、すぐにきちんとした説明をして頂き、信頼感が生まれました。
いくつかこうしてほしいという要望はありましたが、社内で検討した結果、うちに合ったシステムだということで導入を決めました。
封筒ご担当者
NAMEROOMで発注作業をシステム化することで、すべての部署の発注履歴をタイムリーに確認できるようになるという点が、総務として管理していく上で大きな魅力でした。 また、名刺が先行してNAMEROOMを導入していたので安心感がありました。
価格と品質のバランスを検討した上で、会社としても業務的に名刺や封筒などの印刷物は、業務一本化・効率化も兼ねてNAMEROOMで発注する方が良いだろうと考え、導入を決めました。
導入後の効果
―― NAMEROOMを導入して業務が改善された部分はありますか？
名刺ご担当者
”外字機能”には感動しました。特殊な漢字を使用している社員が数名おりますが、 以前のシステムでは文字が「※」印に置き換わってしまい画面上では確認することができませんでした。
NAMEROOMでは特殊な文字もそのまま画面表示されるので、発注ミスの防止につながります。
また「複写作成機能」もすごく便利です。同部署への異動時の名刺を作成する際には瞬時に対応できるので、「依頼したばかりなのに早い！」と喜ばれています。 これらNAMEROOMの機能を活用し、業務時間の短縮や経費削減を実現することができました。
発注手順はネットショッピングをするように親しみやすく、使い勝手も大変良いので、社員も楽しみながら注文作業ができています。これまでの名刺発注に関する『こうだったらいいのに』がすべて解決され、弊社として今回の導入は成功だったと感じています。
封筒ご担当者
これまでは発注履歴が分からなかったことから、納品日が不明でした。しかし、今はシステム上で納品予定日を確認できるので、業務も改善されて支店からも『よかった』という声があがっています。
悩みの種だった封筒の保管についてもご相談させて頂き、在庫コストを大幅にカットすることができました。社内で経費削減が謳われている中で、発注直後にいくらかかったか金額を確認できるところもいいですね。
導入後のサポートについて
―― 日頃のサポート・担当営業の対応はいかがですか？
名刺ご担当者
サポートの方は質問に対して正確で速く、待たせるということがありません。要望に対して、プラスアルファの提案があるので、こちらとしても次を期待してしまいます。 導入に関しては、何よりも担当営業の方の熱意と前向きな対応が決め手でもありました。
問題の解決策がすぐに見つからなくても、『できない』では終わらせずに1％でも要望に近づくように『これならできる』と提案してくださるのです。 システム面のみならず、名刺発注のあり方についても改善していこうという前向きな姿勢がさらなる信頼に繋がっています。
封筒ご担当者
私は封筒作成にあたっては御社をコンサル担当として捉えています。 知識がないので、こういうものを作りたいと相談したときに、いろんなご提案を頂ける。 そんなコンサル担当的な役割でトータルサポートして頂けるのが心強いです。
今後の展望
―― NAMEROOMにどのようなことを期待しますか？
封筒ご担当者
封筒サイトで「カートへ」というボタンがありますよね。年配の方やネットショッピングに慣れていない方は「カート」という言葉にも抵抗があるようなんです。
マニュアルを見て、順々に「次へ」と押していけば分かるのですが、マニュアルって読まないですよね。だからマニュアルを読まなくてもだれもが発注できるようなシステムづくりをして頂けたら、それは最高ですね。 もちろん、今のままでも十分使いやすいのですが、より良いものになればありがたいです。
名刺ご担当者
マニュアルを読まずに進める方は多いと思いますので画面はシンプルであればあるほどいいと思います。 弊社の要望を可能な範囲でご対応いただけますのは本当に頼もしいですし、今後もますます期待しております。
営業担当から一言
今回このようなお言葉を頂き、大変うれしく思います。仕事をする上で、「お客様にとってこの提案はベストか？」ということは、常に考えるようにしています。システム上の制限がある中で、少しでもお客様に喜んで頂けるようなソリューションをご提案し、満足度を上げたいと日々思っています。また、お客様とのコミュニケーションを大切にしています。お話をお伺いする中で、ご要望に対してプラスアルファのご提案ができるように、これからも心がけていきたいと思います。
ソリューションビジネス部門 ソリューション営業グループ 相原 香子
取材後記
名刺や封筒は、膨大なデータを扱うことから、管理体制が重要視される業務です。これまでお客様が抱えていた様々な悩みを見直し、発注作業をシステム化することによって、業務の管理、効率化、そしてコスト削減を実現させることができました。また紙製品メーカーという強みを生かし、環境製品から印刷に適した用紙など、紙の選定についても気軽にご相談頂ければと思います。これからもお客様の「使いやすさ」を求めてお役にたつご提案をしていきたいと思います。
【掲載日：2012年8月3日】
- 業種
- 医療・福祉
- 従業員数
- 501〜2000名
- 課題：
- 名刺発注業務を効率化したい
ひとの健康とよりよい生活そして医療機関へ、薬づくりを通して世の中に貢献されている某 製薬会社様。 これまでの名刺・封筒発注業務にいくつもの問題を抱えていたことから、業務効率化とコスト削減を目的としてNAMEROOMをご導入いただきました。
今回は総務ご担当者様から、NAMEROOM導入に至る経緯と、その後の効果についてお話をお伺いしました。