名刺業務の立ち上げをトータルサポート。 内製化を支える環境と仕組みづくり
導入の背景と経緯
―― NAMEROOMを導入する以前は、どのように名刺を作成していましたか。
以前は外部の印刷業者へ名刺作成を依頼していました。名刺注文用の申請用紙があり、修正したい内容や実物の名刺を貼り付けてFAXすると、印刷業者から校正が送られてきて、総務部でチェックを行い、校了後に印刷という流れでした。印刷業者側で確認が必要な場合は、電話やメールでやり取りが発生していました。
―― 導入前の運用で課題は感じていましたか。
NAMEROOMを導入した今と比べるとだいぶ総務部に負担のかかる運用でした。印刷業者が修正した名刺をチェックする作業があったので、とても大変だったと思います。総務部が仲介せずに各社員が名刺を作れるというのが理想でした。ただし、総務部の作業負担を減らすことで、一番懸念していたのは、業務を外部に委託すると「お金が外へ出ていってしまう」ことになるので、内製化できるのが一番良いと考えていました。
導入決定の要因
―― NAMEROOMを導入することになったきっかけを教えてください。
特例子会社設立時に業務の切り出しを行なった際、印刷業務（特に名刺業務）を検討していました。本社事務サポートやゴルフ場予約業務のほか、今後の核となる業務として印刷業務を位置付ており、名刺や封筒、スコアカードやポスターなど、様々な印刷物を特例子会社で内製化したいと考えていました。初期段階ではまず名刺業務を確立することになり、必要な材料（複合機や台紙、カッターやWeb発注システムなど）を選定している際に、縁あって山櫻さんと各準備を進めることになりました。
―― NAMEROOMを導入することになったきっかけを教えてください。
以前外部の印刷業者へ依頼していた事を内製化するということで、差別化を図る必要がありました。名刺代金のコストダウンや品質の維持、納期、正確さなど、全てが大事だと考えていました。そのなかでも、発注いただく方にとって手間がかからないということを重要視していました。その点でNAMEROOMは名刺データを初期登録しておくことができ、変更がなければすぐに発注することが可能です。手間をかけず簡単に注文できるという点が一番良かったです。
導入後の効果
―― 現在の運用について教えてください。
名刺を発注したい社員の方、または代理申請※の方がNAMEROOMで名刺を申請し、内容に変更がある場合はNAMEROOMから編集をします。申請が承認されると、印刷サイト※に名刺データが送られてくるので、弊社で名刺データをダウンロードし、印刷、断裁、発送準備まで行います。なかにはイレギュラー対応として、名刺データをイラストレーターで作成する場合がありますが、それも弊社で行っています。
※代理申請…複数人の申請を代理で行うこと。代理申請権限を持つ人が行うことができる。
※印刷サイト…NAMEROOMから発注された名刺の版データをダウンロードできる機能があるWebのしくみ。
―― 一日のタイムスケジュールや役割分担などはありますか。
朝・昼・夕方の３回NAMEROOMの受注状況を確認し、名刺作成をする流れですが、具体的な作業の時間は決めていません。現在、事務サポートとして他にも作業も行っているので、空いている時間をうまく使いながら印刷業務を行なっています。名刺デザインのイレギュラー対応は、イラストレーターの知識がある人が対応しますが、その他の印刷や断裁、箱詰めなどは全員で行っています。
―― 運用上、気を付けている事や工夫していることはありますか？
名刺印刷業務を外注から内製化し、差別化として価格、品質、納期、正確さ全てが大事と考えているとお話しましたが、業務上で気を付けることは納期や正確さ、あとは問合せへの早い対応を心掛けています。正確さという面では、発注内容のプレビュー画面を印刷し、出来上がった名刺と対比して差異が無いか確認しています。発送時も完成品や送り先を二重チェックし、送り間違い等が発生しないように運用しています。内製化とはいえ、お金をいただいて名刺印刷をしているので、お客様である従業員の方々の信用・信頼を失わないよう注意しています。
―― 名刺印刷に関して、どれくらいの教育期間を要しましたか。また、名刺印刷の技術を取得するための難易度はいかがでしたか。
名刺印刷業務の内製化を開始する前に、計画では事前教育時期を設けていましたが、実際はあまり時間がとれず、運用がスタートして走りながらの教育となりました。名刺を作成する過程は難易度的には難しくないと思われますが、イレギュラー対応としてイラストレーターを使用する際はソフトを理解し、経験を積む必要があると思いました。現在、スタートして4ヵ月になりますが、イレギュラーを含めて運用方法は身についていると思います。
―― 特例子会社として親会社に貢献していることはありますか。
価格については、以前の外注価格を参考にしており、コストダウンに貢献することができました。 納期は1週間いただいていますが、各ゴルフ場や練習場へ発送する便に乗せることが出来れば、より早くお届けすることができています。名刺印刷を行なっている現場と所在地が同じ本社の場合は、受注から1日足らず納品できるケースもあり、急ぎで名刺が欲しい方々には喜んでいただいています。 また、以前はわりと名刺に入れた内容を自由に印刷できてしまっていたのですが、今回システムを導入したことで規定に則った名刺を作ることができるようになりました。
具体的なご利用方法
導入以前の名刺発注方法
導入後の名刺発注方法（名刺印刷の内製化）
日ごろの山櫻の対応について
山櫻さんとは名刺作成の内製化を機会にお取引を始めさせていただきました。初めは分からないことも多く、大丈夫かなと思いましたが、今では何でも言い合える仲なんじゃないかなと思います(笑) 無理なお願いをすることもありますが、それに対してよくお応えいただいているので本当に助かっています。今後ともよろしくお願いします。
今後の展望
―― 今後の展望や山櫻に望むことをお聞かせください。
現在、NAMEROOMから発注したデータを弊社購買システムへ取り込めるようにカスタマイズをお願いしています。これが実現すると、ゴルフ場や練習場でNAMEROOMでの発注申請と、弊社購買システムでの費用処理の二重申請が不要となり、より発注者の負担が軽減できます。サービス面では現状通り、弊社側の疑問や相談にタイムリーにお応えいただければと思います。
―― 名刺以外の商材の印刷内製化は検討されていますか。
もともと、社内印刷業務の内製化を業務の核として考えていたこともあり、名刺印刷以外の印刷物の取り扱いも検討しています。封筒印刷は近い将来スタートする予定です。これからも社内の要望を確認しながら印刷対象物を増やす予定です。
NAMEROOMは名刺以外の商材も発注できます
社内印刷封筒印刷も名刺同様にWeb上で発注が可能。社名やロゴなど共通部分のみ先に印刷してストックしておき、名刺と同じように部署名や住所、電話番号など変更がある部分をNAMEROOMから入力することで、 必要な時に必要な分だけ発注することができます。また手提げ袋やファイルなど、ストックした製品をオーダーしていただき、小ロットで発送することもできます。
営業担当から一言
特例子会社を立ち上げられて印刷業務を開始したいとの事でお問い合わせをいただき、名刺用紙、名刺箱、プリンターや名刺カッターなど印刷現場に必要な商材をご提案させていただきました。一貫してご提案できるのが山櫻の一つの強みであると自負しております。 名刺のレイアウトに関しましても基本の雛形を作成しCI・VIを守る事を目的として、弊社サポートセンターと連携してレイアウトを集約できたかと思います。 今後は名刺だけでなく封筒などその他の商材も印刷していくとの事で、全力でサポートをさせていただきお役に立てればと思っております。
Web事業部 ソリューション営業グループ 加藤 茂隆
取材後記
特例子会社の業務内容として名刺印刷は定番となりました。しかし、以前の仕入れ先よりもコストを抑えながら品質も維持するとなると、立ち上げ自体にハードルの高さを感じられる方も多いのではないでしょうか。 ゴルフ・アライアンス様はそういった社内のご要望を考慮しつつ、社員の方のためにシステムのシンプルな操作性を求めていらっしゃいました。NAMEROOMは名刺の発注に関する便利な機能はもちろん、どなたにもわかりやすく使いやすいサイト作りになっているので、お客様の業務の円滑化をサポートします。今回は発注側・受注側どちらにもメリットを感じられる導入となり嬉しく思うと同時に、今後もご支援を継続していきたいと感じました。
【掲載日：2018年9月6日】
株式会社ゴルフ・アライアンス様は、国内最大級のゴルフ運営会社である株式会社アコーディア・ゴルフ様の特例子会社として社内の様々な業務を受託されています。設立当初から名刺を主とした印刷業務の内製化を検討されており、山櫻は名刺台紙・プリンターのご提案をはじめ、名刺発注システムNAMEROOMご導入のお手伝いをさせていただきました。今回はご担当者の見田様に、導入に至るまでの背景や、導入後の効果についてお話を伺いしました。