6,000名分の名刺業務を効率化、大規模受注に対応するためのシステム導入の取り組み

現在私たちが名刺業務を請け負っているグループ会社は、以前は北海道から九州まで各事業所で、地元の印刷会社やはんこ屋さんに名刺印刷を依頼していました。印刷現場が違うので、ロゴの大きさや色味が違ったり、社員によって名刺の体裁がバラバラになってしまうことが課題として挙げられていました。

そこで、ＣＩ（コーポレートアイデンティティ）強化という観点から「全社的に統一した名刺を作りたい」ということになりました。また、依頼先を１つにまとめることでボリュームディスカウント効果を期待し、結果的に内製という形で弊社が名刺業務を請け負うことになりました。

しかし、弊社がそれまで持っていたプリンターは1枚刷るのにも非常に時間がかかるもので、グループ会社の名刺すべてを請け負うことは難しいと判断しました。そこで新しいプリンターの導入、そして管理面の強化として名刺発注システムの導入が重要視されていました。

もとより、山櫻さんには名刺台紙のご提供というかたちでお取引をさせていただいておりました。 そこで、台紙が切り替わるタイミングを節目に、名刺の大量発注に関するご相談をしたところ名刺受発注サービスNAMEROOMとバックアップ印刷のご提案を頂きました。またプリンターについてもご提案をいただけるということで、トータルでご相談できるということが決め手になりました。

導入後、まず実感したのはプリンターのスピードと品質です。以前はカスレが出たり、メンテナンス面で非常に手間がかかっていました。その点、山櫻さんはプリンターに関してもご相談できたのがよかったです。

また、以前はある程度自由度があり、名刺の行を増やしたり位置をズラしたりすることができたために、かえってデザインがバラバラになっていました。しかし、今回NAMEROOMを利用することで決められた行数と位置で管理できるので、ロゴの統一を含めて、ＣＩが保たれた名刺が作成できています。

なかでも、弊社としては請求書作成業務が最も改善され助かっています。以前は、請求書を作成するのにアナログで入力し、宛先も手入力していました。それに封入作業も加われば一日のほとんどが請求書作成業務にとられることもありました。 それが今では「承認データ履歴管理」からこれまで注文したデータをダウンロードし、専用のソフトに流し込めば計上までできるので、請求書作成はあっという間に済ますことができます。名刺を作成することよりも苦戦していた作業だったので、今は簡易になり非常に助かっています。

発注元のグループ会社では名刺を依頼する際、名刺申込書というフォーマットシートを使用しており、そのシート上で名刺の箱数を選択したり、内容に変更があれば入力をすることができます。入力後、名刺申請専用のメールアドレスで申請をしていただいています。

申請がきたら、そのシートを元に弊社がNAMEROOMを使って名刺を作成し発注します。すると、NAMEROOMのサプライヤサイトにデータが送られますので、そこから名刺データをダウンロードし、社内で印刷するという流れです。

いつも迅速に対応してくれて助かっています。 新たなグループ企業の名刺作成やレイアウト変更の要望に対しても、ひとつひとつ対応してくれました。

またサポート窓口の方々は、いつも懇切丁寧に操作を教えて頂いて非常に心強いです。皆さん連携がいいですよね。もちろん、現段階でNAMEROOMの利用上に課題はあります。何にでも完璧ということはないと思いますので、これからもNAMEROOMが改修、グレードアップするなかで使う側の意見や管理する側の意見をどんどん吸い上げて、より使いやすくなればと思っています。

人と人のつながり、まずは、お客様とのコミュニケーションを第一にしています。
お問い合わせを頂いて、100％の回答や要望をお聞きすることができない事もありますが、何かしらの回答や方向性を提示してお役に立てればということを考えて行動しています。 今後も、お客様にとってプラスとなる「情報発信」、「提案」を行っていきたいと考えております。

ソリューションビジネス部門　ソリューション営業グループ　齋藤 洸輔