【オフィス移転で必要な印刷物】名刺・封筒・移転案内状はいつまでに用意？

オフィス移転の際に、総務部のご担当者様は考えるべきことがたくさんありますよね。中でも名刺・封筒・移転案内状など、様々な印刷物が必要となります。今回は、移転時に必要となる印刷物についてまとめました。

取引先などに移転する旨の案内状を送りましょう。数量のほか、形式（はがき単体か、カードと封筒のセットか）、どこまで業者に依頼するのか（宛名印字や封入・封緘・局出しまで依頼するか）などによって価格・納期が変わってきます。 案内状は移転日の約1か月前に相手の手元に届くようにしましょう。手配には時間がかかりますので、移転日の2～3か月前から準備しておくと安心です。

ほとんどの名刺には住所と電話番号が記載されているため、この部分の修正が必要です。一営業所の移転ということであれば作り直しの対象となる人は限られますが、本社の移転の場合は、修正の対象者が広がる可能性があります（本社と営業所の2住所を表記している場合など）。 また、移転当日よりも前に手元に届くよう余裕をもって手配しましょう。納期は数量などによって変わってくることもあるので、業者に早めに確認することをおすすめします。

無地の封筒を使用している場合は特に問題はありませんが、住所・電話番号を印刷している場合は、作成し直す必要があります。 数量や印刷方法にもよりますが、一般的な印刷通販サイトであれば、データ修正を含めて1～2週間程度の納期でしょう。封筒も、移転当日よりも前に納品しておくと安心です。 すべて作成し直すほかに、訂正シールを貼る方法もあります。シールを作るだけならそこまでコストはかかりませんし、封筒を無駄にせずに済みますが、シールを貼る作業が発生しますので、その余力があるかを考えておきましょう。また、訂正シールを貼ると「修正をした」ということが相手に分かってしまいます。それをマイナスに感じる人もいるということを踏まえたうえでどうするか判断しましょう。

会社案内の冊子やパンフレットを作成している場合は、こちらにも住所・電話番号の記載があるか確認し、修正が必要であれば業者に納期を確認しましょう。 最近では、PDFなどのデータで会社案内を作成しているケースも増えています。その場合は元データの修正も忘れないように注意してください。

既存のチラシやポスターなどの配布物・掲示物にも、住所・電話番号が入っていないかチェックしましょう。商品やサービスごとにチラシを作成している場合も多く、修正対象が多数となることもあります。修正漏れがないように気を付けましょう。

移転を機に名刺の発注方法を見直すのもおすすめです。名刺発注システムNAMEROOMでは便利な機能を備えています。 名刺の各項目に登録されている情報を一括で置き換える「一括置換機能」を使えば、住所や電話番号の変更も簡単。イラストレータなどのデータを1名ずつチェックして修正する必要はありません。 また、オフィス移転・人事異動などの大量発注の場合には、サポートセンターにご相談いただければ、納品までのスケジュールをサポートいたします。通常時はWeb上から随時ご発注いただきますが、大量発注時はテキストデータをインポートしてまとめて発注することも可能です。

山櫻では名刺はもちろん、封筒や移転案内状なども併せてご提案できます。お悩みの方は一度ご相談ください。スムーズなオフィス移転のお手伝いをさせていただきます。