働き方改革につながる名刺発注　①業務時間の削減

働き方改革が浸透し、効率化が重要視されるようになりましたが、具体的にどう取り組めばよいか分からない、とお悩みの方も多いのではないでしょうか。 このシリーズでは、名刺発注業務と働き方改革を結び付けたおはなしをしていきたいと思います。 今回は、名刺発注担当者様の業務効率化についてクローズアップしていきます。

名刺を発注する際に、メールやFAXなどで印刷業者へ依頼している方は、データの管理や校正の確認など、名刺業務に時間がかかると感じたことはありませんか。さらに社内でIllustratorなどのソフトを使って入稿用データも作成している方は、修正時にデータの微調整をする必要があり、異動時期には作業が膨大になり、煩雑になりがちですよね。

Web発注に切り替えれば、発注者自身で校正ができるため、名刺発注担当者と業者とのやり取りの時間が省けます。また、予め組版を設定できるシステムを使えば、いちいちデータを調整しなくても、会社として統一されたデザインの名刺が仕上がります。 ※組版とは・・・入れる文字数や項目に合わせて自動的にバランスよくレイアウトする機能です。

初期費用などを含めると高額に感じる方もいるかもしれません。しかし、現在の名刺発注にかかっている人件費も考慮してみたら結果的には経費削減になるということもあります。 選択肢の一つとして、名刺発注のWeb化も視野に入れてみてはいかがでしょうか。